8.–10. 2. 2018

PVA EXPO PRAHA LETŇANY

čtvrtek, pátek: 10–18 h, sobota: 10–17 h

Všeobecné podmínky účasti

Všeobecné podmínky účasti

I. Obecné informace

1.     Pořadatel: Střechy Praha s.r.o., Jeremiášova 1422/7b, 155 00 Praha 13.
2.     Vystavovatelé: právnické či fyzické osoby, jimž pořadatel potvrdí účast na veletrhu.

II. Přihláška na veletrh a přidělování ploch

1.     Na veletrh se lze přihlásit pouze zasláním vyplněné „Závazné přihlášky k účasti“ na adresu pořadatele, jejímž podepsáním objednatel (dále také vystavovatel) akceptuje tyto "Všeobecné podmínky k účasti" a podmínky uvedené v ostatních doprovodných materiálech, které jsou neoddělitelnou součástí přihlášky. Přihláška je pro vystavovatele závazná i v případě, že pořadatel nemůže splnit všechny požadavky vystavovatele (velikost, umístění, druh plochy atd.).
2.     Pořadatel si vyhrazuje právo přijmout či zamítnout přihlášku.
3.     Po obdržení závazné přihlášky zašle pořadatel vystavovateli potvrzení o jejím přijetí a zálohový list (poštou nebo elektronicky). Tímto vzniká mezi pořadatelem a vystavovatelem smluvní vztah.
4.     Po konečném zpracování přihlášek a po uhrazení zálohové faktury bude vystavovateli přidělena výstavní plocha.

III. Registrační poplatek a nájemné

1.     Registrační poplatek a základní cena nájmu zahrnuje:
a)    nájemné za plochu po dobu montáže, průběhu veletrhu a demontáže; propagaci veletrhu; základní osvětlení; vytápění; požární ochranu; WC, úklid v prostoru veletrhu mimo stánky; ozvučení výstavního prostoru; asistenci odborných pracovníků a technickou asistenci,
b)    zařazení do orientačního systému veletrhu
c)    jeden vystavovatelský průkaz na 5 m2 objednané plochy do 30 m2 a dále jeden průkaz na každých dalších 10 m2 plochy, 6 montážních průkazů, 10 volných vstupenek, 2 vstupenky na společenský večer
2.     Výše nájemného se počítá dle ceny plochy za 1 m2 uvedené v přihlášce a dle rozměrů potvrzené plochy. Každý započatý m2 se počítá jako celý.
3.     V základní ceně nájmu a registračním poplatku není zahrnuto: obvodové stěny stánku ani jeho jiné vybavení, ani stěny sousedních stánků.
4.     Za každou další firmu, kterou bude vystavovatel prezentovat ve své expozici (předvedením exponátů, panelem, firemním logem, názvem firmy, prospekty, videoprogramem, apod.), je vystavovatel povinen uhradit registrační poplatek spoluvystavovatele.
    Firma takto řádně zaregistrovaná bude v plném rozsahu jako vystavovatel uvedena v katalogu veletrhu. V případě porušení této zásady bude vystavovatel povinen uhradit registrační poplatek spoluvystavovatele ve dvojnásobné výši v průběhu veletrhu.
5.     Vystavovatel není oprávněn pronajatou plochu dále pronajímat třetí osobě.

IV. Platební podmínky

1.     Všechny ceny jsou uváděny bez DPH.
2.     Po obdržení řádně vyplněné přihlášky zašle pořadatel obratem zálohovou fakturu ve výši 50 % z ceny objednané plochy a registrační poplatek vč. DPH. Do 30 dní před zahájením veletrhu bude zaslána druhá zálohová faktura (doplatek ceny za pronájem plochy a za objednané služby vč. DPH), po jejichž zaplacení v termínu splatnosti uvedeném na fakturách vzniká vystavovateli nárok na realizaci expozice na veletrhu.
3.     Pokud vystavovatel neuhradí zálohy v požadovaném termínu v plném rozsahu, pořadatel má právo potvrdit pronájem přidělené plochy jinému žadateli, aniž by původní objednatel mohl uplatňovat u pořadatele event. vzniklé náklady.
4.     Zaplacení registračního poplatku, celé částky za výstavní plochu a objednané služby včetně DPH jsou podmínkou předání výstavní plochy ve stanoveném termínu.
5.     Stornovací poplatky činí v době od uzávěrky přihlášek do 2 měsíců před zahájením veletrhu 50 % z ceny nájemného za výstavní plochu; v době kratší 60 dnů před zahájením veletrhu činí 100 % z ceny nájemného za výstavní plochu a ceny objednaných služeb, které již nelze odvolat. Za storno v době kratší 60 dnů se považuje též neúčast vystavovatele (neobsazení výstavní plochy). Registrační poplatek v případě odvolání propadá pořadateli vždy v jeho plné výši. Zrušení účasti musí být písemné a prokazatelně doručené pořadateli.
6.     Další doobjednané služby v období 14 dní před zahájením veletrhu lze sjednat pouze se 100% přirážkou.
7.     Po ukončení veletrhu bude vystavovateli zaslána konečná faktura s odečtením zaplacených záloh. Vystavovatel se zavazuje zaplatit pořadateli veškerá poskytnutá či zajištěná plnění nejpozději v den splatnosti řádně vyfakturovaného plnění. Pokud vystavovatel neuhradí vyfakturovanou částku do data splatnosti uvedeném na faktuře, bude mu účtován smluvní úrok z prodlení ve výši 0,1 % za každý den prodlení z nezaplacené částky.

V. Bezpečnost a pojištění

1.     Pro vystavovatele jsou závazné „Všeobecné podmínky účasti“, pokyny v „Závazné přihlášce k účasti“ a souvisejících materiálech, bezpečnostní a protipožární předpisy a příslušné právní normy platné v České republice.
2.     Pořadatel neodpovídá na veletrhu za ztrátu nebo jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů, balícího materiálu, odložené věci na stánku, bez ohledu na to, zda se výše uvedené stalo při montáži, demontáži či v průběhu veletrhu.
3.     Pojištění si vystavovatel sjednává sám. Lze ho sjednat přímo na místě, kde bude pořadatelem zajištěn zástupce pojišťovny.

VI. Realizace expozic a prezentace vystavovatele

1.     Stavba stánku je nabízena a realizována pořadatelem. Vystavovatel, který nevyužije této nabídky a stavbu stánku si zajišťuje sám nebo přes svoji agenturu, je povinen včas předložit půdorys a čelní pohled stánku s vyznačenými výškovými dominantami a s vyznačením umístění přívodu elektřiny a vody ke schválení pořadateli a oznámit realizační firmu. Vystavovatel plně odpovídá za činnost jím pověřených osob a firem ve výstavním areálu.
2.     Pokud si vystavovatel nezajistí stánek nebo si jeho realizaci neobjedná u pořadatele, bude mít k dispozici pouze neohraničenou objednanou výstavní plochu.
3.     Přidělenou plochu není povoleno jakkoliv zvětšovat a upravovat, a to ani v případě vysunutých výškových dominant (např. střechou). Vystavovatel nesmí provádět žádné zásahy do podlahy .
4.     Dekorační výšku expozice – 250 cm lze přesáhnout jen po dohodě s pořadatelem.
5.     Architektonické ztvárnění a provoz expozice nesmí rušit nebo omezovat ostatní expozice. Pokud stěny expozice přesahují výšku 250 cm a sousedí se zadní nebo boční stěnou okolních stánků, je firma povinna tuto stěnu nad výsku 250 cm pojmout stavebně a graficky neutrálně. Využití těchto zvýšených stěn pro vlastní reklamní účely je nepřípustné.
6.     Maximální výška exponátů pro transport do hal je 3 m. Podlaha hal je ve sklonu 1/140. Při zatížení vyšším než 800 kg/m2 je nutno tuto skutečnost projednat s pořadatelem.
7.     Přívod elektrické energie, vody a telefonu objednává vystavovatel výhradně u pořadatele ve stanoveném termínu před veletrhem.
8.     Vystavovatel je povinen do skončení termínu demontáže předat zcela prázdnou a čistou pronajatou plochu ve stavu, v jakém ji převzal, tj. odvézt i podlahové krytiny, odstranit lepicí kobercové pásky, vrátit všechny movité věci, které si od pořadatele pronajal v nepoškozeném stavu. V případě poškození či znečištění výstavní plochy či pronajatých věcí je vystavovatel povinen uhradit vzniklou škodu v plné výši.
9.     Vystavovatelé jsou povinni dodržovat čas příchodů a odchodů z výstavních prostor. Termín zahájení a ukončení veškerých činností spojených s veletrhem určuje pořadatel. Pokud termíny nebudou dodrženy, vzniklou škodu hradí vystavovatel.
    Není přípustné odvážet exponáty, stánek a jeho vybavení dříve, než skončí čas určený pro návštěvníky.
10.     V případě nedodržení konečného termínu pro vyklizení výstavního prostoru bude účtována smluvní pokuta ve výši 50 Kč/ m2/ hod. neuvolněné plochy. V krajním případě bude expozice vyklizena pořadatelem na náklady vystavovatele. Rizika spojená s vyklizením nese vystavovatel.
11.     Veškeré produkce způsobující nadměrný hluk, prach, zplodiny, otřesy, ohrožující bezpečnost návštěvníků či ostatních vystavovatelů nebo rušící veletržní provoz je pořadatel oprávněn zakázat a požadovat smluvní pokutu.
12.     Veškeré změny týkající se objednávky služeb požadované vystavovatelem po termínu zahájení montáže budou vyřizovány až po splnění řádně objednaných prací a služeb vůči ostatním vystavovatelům. Za dodatečné objednávky účtuje pořadatel přirážku.
13.     Vystavovatel smí propagovat své výrobky jen ve vlastní expozici. Po dohodě s pořadatelem smí umístit své propagační materiály na místa, která mu za zvláštní poplatek pořadatel určí.

VII. Technické služby pro stánky

1.    Objednávka přívodu elektřiny – u stánků, které nejsou objednány u pořadatele je vystavovatel povinen mít vlastní rozvaděč upravený na 5vodičový rozvod, resp. napěťovou soustavu TNS 3L+N+PE, 50 Hz. Jednofázové připojení expozice je běžnou vidlicí 230V/16A-L+N+PE, trojfázové spotřebiče musí být osazeny doporučenou kulatou vidlicí 400V/32A – 3L+N+PE. Připojení větších příkonů po dohodě s pořadatelem. Elektrozařízení vystavovatelů, které nemá oddělený pracovní N a ochranný PE nulovací vodič nebo nemá ochranný vodič, aniž by mělo charakter dvojité izolace nebo vedení neodpovídá průřezem, nebude z důvodu ochrany návštěvníků veletrhu před úrazem el. proudem a z důvodů požárních připojeno. Cena za přívod el. energie zahrnuje přívod na stánek 230 V nebo 400 V s možností jeho použití po dobu montáže a demontáže (max. odběr 2 kW/230V pro elektrické nářadí). Dále zahrnuje v průběhu akce pronájem příslušného dílu halového rozvaděče, spotřebu el. energie a elektrorevizi. Za elektrorevizi odpovídá firma, která realizuje stánek. Nevyhovující elektroinstalace nebude ke škodě vystavovatele připojena.
2.    Objednávka vody a odpadu – připojení dřezu, tj. běžné baterie k uzavíracímu ventilu a běžného vývodu sifonu s 5/4“ hadicí je obsaženo v ceně přívodu a odpadu vody. V ceně není zapůjčení dřezu.
3.    Úklid denní – luxování a vynášení koše – je prováděn denně v době kdy je výstaviště uzavřeno pro návštěvníky. Generální úklid – úklid expozice po ukončení montáže před zahájením veletrhu.
4.    Připojení k internetu
    Pevné připojení kabelem – je realizováno přípojkou k místní síti ETHERNET 10/100/1000 MBit/s. Připojované zařízení musí být vybaveno síťovou kartou ETHERNET 10/100/1000 MBit/s s možností připojení konektoru RJ-45. Maximální rychlost připojení je 3 MBit/s. Při požadavku na stabilitu je tento typ přípojky doporučen.
    Připojení k bezdrátové síti Wi-Fi je možné využít v případě, kdy vystavovatel nepožaduje vysokou kvalitu a stabilitu připojení. Kvalita je ovlivněna počtem aktuálně připojených klientů. Maximální rychlost připojení je 1 MBit/s. Připojované zařízení musí být vybaveno Wi-Fi síťovou kartou.
    Po připojení do sítě (u obou typů přípojek) je nutno nastavit získání IP adresy z DHCP serveru. K připojení do sítě musí být v internetovém prohlížeči následně zadáno uživatelské jméno a heslo, které bude vystavovateli předáno pořadatelem. U obou typů připojení je v základní ceně přípojky zahrnuto připojení jednoho zařízení. Po odhlášení je možné použít na dalším zařízení stejné uživatelské jméno a heslo. Vystavovatel odpovídá za ochranu připojeného zařízení proti virům, spyware, adware a dalším škodlivým programům. V případě, že bude na připojeném zařízení vystavovatele identifikován některý z uvedených škodlivých programů, je pořadatel oprávněn přípojku odpojit bez náhrady až do odstranění těchto programů vystavovatelem. Pro zamezení rušení Wi-Fi sítě ve veletržním areálu je zakázáno používat vlastní WI-FI vysílače.

VIII. Technicko-požární a bezpečnostní předpisy, dočasné elektroinstalace

1.     Vystavovatel je povinen dodržovat v průběhu montáže, po celou dobu konání veletrhu a demontáže bezpečnostní, hygienické, protipožární, ekologické a další obecně závazné právní předpisy a vnitřní normy platné v PVA Letňany a zásady manipulace s veškerým technickým zařízením a hořlavinami. Dále je povinen respektovat příslušné protipožární předpisy platné pro jednotlivé výstavní prostory a pokyny odpovědných pracovníků požární asistenční služby a pořadatelů a je povinen zajistit jejich dodržování všemi osobami, které se zdržují s jeho vědomím na pronajatých prostorách včetně subdodavatelů. Vystavovatel na sebe bere veškerou odpovědnost vůči škodám na zdraví osob a škodám na majetku, kterou by sobě i jiným způsobili jeho zaměstnanci a zaměstnanci jeho subdodavatelů.
2.     Vystavovatel nesmí ve své expozici ani v prostoru výstaviště skladovat nebo používat žádné hořlavé a radioaktivní látky, výbušniny, kyseliny, jedy a jiné zdraví škodlivé látky.
3.     Po dobu konání veletrhu, při montáži a demontáži platí ve všech krytých prostorách areálu zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm. Nedodržení tohoto zákazu bude postihováno smluvní pokutou ve výši 5000 Kč splatnou ihned v hotovosti.
4.     Vystavovatel odpovídá za stav elektroinstalace stánku (expozice) včetně stavu elektrospotřebičů. Elektroinstalační práce může provádět pouze osoba s platným oprávněním k této činnosti.
5.    Vystavovatel je povinen používat k chůzi vyhrazené cesty a komunikace. Únikové cesty, prostory u elektrických rozvaděčů, uzávěru vody, vnitřních odběrných míst (hydrantů) je vystavovatel povinen udržovat volné.
6.     Elektrické spotřebiče musí být používány řádně v souladu s návody na užívání a pro účel, pro který byly vyrobeny. Vystavovatel zodpovídá za to, že v době mimo provoz výstavních stánků (po odchodu vystavovatele ze stánku) bude veškeré elektrické zařízení kromě ledniček a mrazniček odpojeno od sítě. Žádný elektrický spotřebič nesmí být ponechán v provozu bez dozoru.
7.     Skladování jakéhokoliv materiálu v technických uličkách (zejména za zadní stěnou stánku) je nepřípustné z požárních, bezpečnostních a provozních důvodů. Uskladnění obalů vč. jejich odvozu a zpětného dodání na stánek je možno objednat u smluvní spedice.
8.     Je zakázáno likvidovat stavební materiál použitý při stavbě stánku do kontejnerů (kromě drobného odpadu).
9.     Je zakázáno vylévat do kanalizačních vpustí a umyvadel zbytky barev a jiných toxických látek. Vystavovatel je povinen takové látky odvézt a zlikvidovat.

IX. Technickoprovozní podmínky

1.    Kromě manipulačních vozíků je zakázán vjezd do krytých výstavních prostor všem dopravním mechanismům a automobilům. V případě poškození podlahy haly je vystavovatel povinen uhradit vzniklou škodu v plné výši. Při předvádění motorových vozidel smí vystavovatel uchovávat v nádrži vozidla jen tolik paliva, které je nutné pro výjezd z výstavního prostoru. Akumulátor vozidla musí být ve výstavním prostoru odpojen.
2.     Exponáty, které budou předváděny v provozu mohou obsluhovat pouze osoby k tomu oprávněné. Předváděné exponáty musí být ze strany vystavovatele zabezpečeny tak, aby nedošlo ke svévolné manipulaci s nimi cizí osobou.
3.     Na konstrukci hal je zakázáno věšení jakýchkoliv poutačů mimo případy projednané s pořadatelem za poplatek.
4.     V průběhu montáže je v krytých výstavních halách zakázáno řezání a broušení stavebních prvků, které způsobuje nadměrné znečištění a prašnost.
5.     Stánek se nesmí žádnou svojí částí dotýkat konstrukce, stěn ani střechy haly. Nejvyšší bod stánku musí být vzdálen min 70 cm od střechy haly.
6.     Pro položení koberců do expozic v halách je nutné dodržet tento postup: na betonovou podlahu nejprve přilepit maskovací – papírovou pásku a následně libovolnou oboustrannou kobercovou pásku. Maskovací pásku možno zakoupit přímo v areálu.

X. Závěrečná ustanovení

1.     Pokud není stanoveno jinak, je pořadatel oprávněn v případě porušení jakéhokoliv ustanovení v těchto „Všeobecných podmínkách k účasti“ vyloučit vystavovatele z další účasti na veletrhu. V tomto případě nevzniká vystavovateli žádný nárok na náhradu škod a na vrácení uhrazených faktur.
2.     Místo plnění vzájemných závazků vystavovatele a pořadatele je místo konání veletrhu.
3.     Vystavovatel souhlasí se zasíláním obchodních sdělení souvisejících s jeho účastí na veletrhu a uděluje pořadateli souhlas s pořízením zvukových a obrazových záznamů a s jejich zveřejněním a užitím v souvislosti s prezentací veletrhu a to bez nároku na odměnu. Vystavovatel uděluje souhlas ke zpracování a uchovávání osobních údajů získaných pořadatelem od vystavovatele za účelem řádného zajištění veletrhů.
4.     Veškeré stížnosti a reklamace ze strany vystavovatele vůči pořadateli po dobu montáže, demontáže a průběhu celého veletrhu musí být předloženy písemně pověřenému zástupci pořadatele a to nejpozději do skončení posledního dne veletrhu, jinak jeho právo zaniká.
5.     Veškeré změny a dodatky smluvního vztahu daného těmito podmínkami účasti lze učinit pouze písemně.
6.     Dojde-li k tomu, že pořadatel v důsledku jím nezaviněných okolností („vis major“) nemůže zahájit veletrh po celou dobu jejího trvání nebo nemůže zajistit veletrh v areálu PVA Letňany, informuje o tom okamžitě vystavovatele. Vystavovateli tím nevzniká nárok na náhradu vzniklých škod. Pořadatel je oprávněn zadržet přiměřenou část plateb vystavovatelem mezitím uhrazených. Změna místa nebo času konání nemá vliv na závazek vystavovatele plnit povinnosti vyplývající z uzavřené smlouvy.

PřílohaVelikost
PDF icon Všeobecné podmínky účasti51.37 KB

Záštity veletrhu